Samtidig som loven pålegger skolen disse pliktene gir den skolen hjemmel for å samle inn og behandle de opplysninger som er nødvendige for at oppgavene kan utføres tilfredsstillende.
Opplæringsloven gir ikke hjemmel for å behandle flere opplysninger enn det som er nødvendig for at skolen skal løse sine oppgaver på en tilfredsstillende måte.
Kommunen skal sørge for tilgangsstyring, slik at de som arbeider for virksomheten.
Ved skolebytte kan skoler hente inn de personopplysningene fra andre skoler som er nødvendige for å oppfylle retten til grunnskoleopplæring.
Fylkeskommuner kan hente inn de personopplysningene fra grunnskoler som er nødvendige for å oppfylle retten til videregående opplæring.
Skolen kan bruke ikke-anonyme skolemiljøundersøkelser som en del av det forebyggende skolemiljøarbeidet.
Offentlige styresmakter kan uten hinder av taushetsplikten hente inn opplysninger fra folkeregisteret når det er nødvendig for å utføre oppgaver etter opplæringsloven.